(Verschenen in Vice Versa nr. 5 van oktober 2009. Jammer genoeg staat in de hardcopy van het blad de naam van Kathelijn Hendrikse - coordinator van de partnerwebsite van Cordaid niet goed geschreven en zijn per ongeluk in het kader twee foutieve URL's geplaatst. De partnerwebsite van Cordaid is www.cordaidpartners.com en die van doeners is oxfamnovib.ning.com )

De ontwikkelingssector is een kennisindustrie. Maar hoe deel je effectief kennis met partnerorganisaties? Informatieuitwisseling tussen donor- en partnerorganisaties verloopt meestal via relatiebeheerders en programma verantwoordelijken bij de donorclubs. Zij fungeren als het ware als sluiswachters van de informatiestroom. Het internet en vooral Web 2.0, de nieuwe, meer interactieve variant daarvan, doorbreekt deze traditionele manier van communiceren.
Miriam Nagtegaal is relatiebeheerder bij ICCO en Kerk in Actie op de afdeling Zending. ‘Ik heb dagelijks contact met vele partnerorganisaties, maar onderling wisselen zij geen kennis uit. Ze kennen elkaar vaak niet eens. Dat is volgens mij geen gezonde situatie voor een sector waar kennisdelen juist zo belangrijk is.’
Ze nam deze zomer de proef op de som bij een conferentie in Indonesië. ‘Vaak is een conferentie een plek waar afspraken worden gemaakt en waar partners elkaar leren kennen. Maar als de wegen daarna scheiden, is het weer snel over. Wij wilden na deze conferentie dat informatie tussen onze partners blijvend uitgewisseld zou worden.’
Web 2.0 bood de oplossing. ICCO werkt sinds 2008 met een nieuw ICT-programma ComPart waarin informatie door meerdere personen kan worden opgeslagen, ingekeken en gedownload, en waarin vele interactieve functies zijn opgenomen. ‘Het was echt spannend om ComPart te gebruiken, want niet alle organisaties hebben goede toegang tot internet,’ zegt Nagtegaal. ‘Sommigen hebben slechts een internetverbinding op het hoofdkantoor.’
Toch werd met het project begonnen. Een ICT-specialist in Indonesië ging aan de slag om een Wiki - een website of een deel van een website waarop informatie wordt gedeeld - voor de conferentie te openen. De ComPart-gebruiksinstructie werd in het Indonesisch vertaald en een groep medewerkers bij partnerorganisaties werd gevraagd om voor de conferentie input op de wiki te plaatsen. Nagtegaal: ‘Tijdens de conferentie was bijna iedereen aanwezig bij een vrijwillige cursus over ComPart. Dat geeft het enthousiasme aan bij zuidelijke partners om met dit soort nieuwe ICT-systemen te werken. Facebook is al heel erg ingeburgerd in Indonesië en ComPart sluit daar goed op aan.’
Na de conferentie werd de Wiki dan ook veelvuldig gebruikt, maar na verloop van tijd daalde het aantal bezoekers. ‘Het is belangrijk om de Wiki te blijven activeren met nieuwe informatie,’ zegt Nagtegaal. ‘Dat is nu een belangrijke taak van mij geworden. Het kost tijd om iedereen te prikkelen informatie op de Wiki te posten en interactief met die informatie om te gaan.’
Is het initiatief daarmee mislukt? Dat vindt Nagtegaal niet. ComPart heeft volgens haar op een nieuwe manier partners bij elkaar gebracht en de conferentie laten voortleven. ‘Iedereen moet nog wennen aan deze vorm van communiceren in de eigen werksfeer, maar ik heb het volle vertrouwen dat Web 2.0 een goede aanvulling is in de communicatie tussen donor- en partnerorganisaties.’

Afgeschermd
Cordaid heeft een iets andere manier om via internet informatie uit te wisselen met hun partnerorganisaties. Zij heeft daarvoor de website cordaidpartners.com opgezet. Coördinator van de partnerwebsite is Kathelijn Hendrikse. ‘In 2004 bleek uit onderzoek dat onze partners behoefte hadden aan informatie van andere partnerorganisaties. Wie zijn dat, waar zitten ze en wat kan ik van ze leren?’ Cordaidpartners.com startte in juli 2007 en was volgens Hendrikse toen nog erg statisch. ‘Partners kregen een eigen ruimte op de website waarop ze documenten en foto’s postten. Daar bleef het bij.’ In de zomer van 2008 werd een nieuwe versie gemaakt om tegemoet te komen aan de vraag naar meer interactie.
Het principe is ongeveer hetzelfde als bij ComPart. Iedereen die is ingelogd kan een Wiki openen. Bij Cordaid noemen ze het alleen geen Wiki maar een room waarop partners en andere geïnteresseerden zich kunnen aansluiten. Vaak gebeurt dat op thema’s wat tegemoet komt aan de thematische benadering van ontwikkelingssamenwerking van de laatste jaren. Een succesvolle room, dat wil zeggen waar veel informatie op wordt gepost, is die over vrouwen en geweld. Met dertig participanten is deze de actiefste.
Elke room heeft een moderator, maar iedereen kan informatie posten en reageren op de stukken die er staan. De doelstelling van Cordaid is om bestaande en nieuwe netwerken te creëren, kennis te delen, elkaar op de hoogte te houden van conferenties en initiatieven en om communicatie en kennis te digitaliseren. Er zijn nu honderd ‘kamers’ ingericht en van de duizend Cordaid-partners hebben zich er vierhonderd aangemeld.
Een groot succes wil Hendrikse dat niet noemen. Vooral met de interactie wil het nog niet vlotten. Ze noemt een voorbeeld. ‘Iedereen was enthousiast over een online discussiegroep over het strategische plan van Cordaid. De participatie was teleurstellend en de communicatie verliep gewoon via afgeschermde e-mails.’
Zowel Nagtegaal als Hendrikse bespeuren veel enthousiasme voor sociaal netwerken op de werkvloer, maar in de praktijk zijn medewerkers, zowel in Nederland als bij partnerorganisaties, terughoudend bij het gebruik ervan. Nagtegaal: ‘Ik denk dat een groot deel van het enthousiasme komt van personen die al veelvuldig sociale netwerken als Facebook gebruiken. Zij weten dat het leuk is en past bij de huidige manier van communiceren.’
Maar dat is wat anders dan het toepassen in de werkomgeving. ‘Ik zie het als e-mailen’, vervolgt Nagtegaal. ‘Nu is het dagelijkse routine om de e-mail te checken en te reageren op binnengekomen mails. Dat is zo ingeslepen dat we niet meer beseffen dat tien jaar geleden nog weinigen deze routine hadden. Het gebruik van sociale netwerken binnen de werkkring zal uiteindelijk ook zo’n dagelijkse routine worden.’
Hendrikse hoopt dat medewerkers de schroom van zich afslaan om op persoonlijke titel te schrijven op de digitale netwerken. ‘Met je eigen vrienden chatten is wat anders dan met collega’s, laat staan met zakelijke partners’, legt ze uit. Bij zuidelijke partners bespeurt ze extra voorzichtigheid omdat zij het idee hebben dat de donor meekijkt bij alles wat ze zeggen.
Dit verklaart ook waarom nog altijd de voorkeur wordt gegeven aan het sturen van e-mails. ‘Men voelt zich daar veilig bij,’ zegt Hendrikse. Op de profielpagina's, projectpagina's of in de rooms of wiki’s van de partnerorganisaties staat daarom vooral informatie die de eigen organisatie in de spotlight wil zetten. Online discussieren en vragen stellen, lijkt voor velen nog een brug te ver.

Twitter
Oxfam Novib ontwikkelde in 2006 de KIC Portal voor partners voor de kennisuitwisseling tussen partners. Ongeveer een kwart van de achthonderd partners heeft daarop een gebruikersaccount. Dat betekent niet dat ze ook actief zijn. Er zijn 421 gedocumenteerde practises toegankelijk voor iedereen.
Jessica Teunissen, web editor van de KIC Portal: ´De KIC Portal heeft web 2.0-functies, maar wordt het meest gebruikt om bestanden uit te wisselen, met name bestanden waarin praktijkervaringen van partners worden beschreven. Ook na afloop van workshops worden presentaties en andere documenten met elkaar gedeeld door ze te uploaden op de portal. Via een newsletter en via twitter worden recent geüploade documenten extra onder de aandacht gebracht.´
Partners en medewerkers gebruiken naast de KIC Portal ook andere middelen om informatie uit te wisselen via het internet: yahoogroups, dgroups, maar vooral veel e-mail, mailinglijsten en newsletters. Teunissen constateert net als Nagtegaal en Hendrikse dat online samenwerken in het algemeen inburgert op de werkvloer, maar dat men toch de e-mail verkiest boven digitale discussiegroepen
Toch heeft volgens haar de KIC Portal een toegevoegde waarde omdat het gemengde groepen van informatie voorziet. ´Sommige leden van die groepen hebben geen toegang tot Oxfam Novibs intranet of het extranet van de Oxfam International Affiliates. Met de KIC Portal kunnen deze leden toch praktijkervaringen delen met andere partners. De portal maakt deelname voor een grotere groep mogelijk en op deze manier betrekken we partners meer bij het maken van beleid en strategieën.´
Zo is in april een online discussie gevoerd over Oxfam Novibs rol in microfinancieringsprogramma’s, waaraan zowel partners als externe adviseurs en Oxfam Novib-medewerkers aan konden deelnemen. Deze input werd vervolgens verwerkt in nieuwe beleidsvoorstellen.

Tijd sparen
Maarten Boers, die beleidsmedewerker capaciteitsopbouw en leren bij ICCO is en de invoering van ComPart coördineert, denkt dat veel medewerkers de voordelen van het werken met Web 2.0 nog niet inzien. Volgens hem zullen medewerkers de nieuwe communicatie-instrumenten pas omarmen als ze de meerwaarde ervan realiseren. Het succes ervan hangt echter sterk af van de geboden informatie, die men eerst zelf in het systeem moeten stoppen. ‘Een medewerker moet tijd steken in het begrijpen van het systeem maar daar houdt het niet mee op. Daarna zal die zelf input moeten stoppen in de wiki´s. Pas als meerdere personen dat regelmatig doen, zal men inzien dat het iets oplevert,’ legt Boers uit. ‘Op de korte termijn kost het extra werktijd en dat zal niet iedereen over de streep trekken.’
ICCO zet dan ook veel middelen in om medewerkers en partnerorganisaties te trainen hoe met ComPart om te gaan. Veel trainingen zijn online, maar er wordt ook verwacht van de tachtig medewerkers van ICCO die het systeem geregeld gebruiken, dat zij bij hun relaties het gebruik van ComPart actief uitleggen en stimuleren. ‘We hopen hierdoor sneller tot het omslagpunt te komen waarbij iedereen zal zeggen, “kijk, ik heb er wat aan”.’
Uiteindelijk zal het kostenbesparend moeten werken, aldus Boers. ‘In het begin kan de mail uitpuilen met niet relevante informatie waar je je doorheen moet worstelen. Maar uiteindelijk zal blijken dat veel tijd bespaart kan worden door ComPart op de juiste manier te gebruiken. Informatie is sneller te vinden, beslissingen kunnen sneller worden genomen en het scheelt uiteindelijk in vlieg-, post- en telefoonkosten.’
Hoeveel dat precies zou zijn? ‘Wat ComPart in harde cijfers kan besparen is niet in te schatten. We hebben het ook niet ingevoerd vanwege het kostenvraagstuk, maar omdat we werken aan een andere organisatie met programmatisch werken waarbij meer verantwoordelijkheid terecht komt bij onze zuidelijke partners. Om dat goed te laten verlopen hebben we een beter en nieuw systeem nodig.’

Wachtwoord
De invoering ervan is niet zonder kosten en verschilt aanzienlijk tussen de ontwikkelingsorganisaties. Voor het ComPart project is de eerste vier jaar 550.000 euro gereserveerd. ‘De techniek is gratis aanwezig, de ontwikkelkosten waren dus niet hoog’, zegt Boers, ‘maar het is de omschakeling bij ons en bij onze partners die het verschil maken en daar zitten de werkelijke kosten’. Daarom schat Boers in dat 80 procent van de kosten zal opgaan aan trainingen, vooral aan zuidelijke partners.
Cordaid doet het anders. ‘Wij geven geen cursussen. Wij geloven in de vrijblijvendheid van het systeem’, zegt Hendrikse. Volgens haar zal het succes van deze nieuwe manier van communiceren afhangen van de eigen motivatie - en die kan niet worden opgelegd. De kosten van cordaidpartners.com zijn dan ook te overzien, volgens haar. ‘Ik werk 0,7 fte aan de website’, zegt Hendrikse. ‘De overige kosten inclusief de omzetting in 2008 bedragen tot nu toe 50.000 euro.’ Oxfam Novib gaat de komende tijd zoeken naar kostenbesparing op de KIC Portal. Zij zijn nu jaarlijks 125.000 euro kwijt voor de hosting alleen.
Voor alle genoemde systemen geldt dat geïnteresseerden van buiten de partnerorganisaties ook informatie kunnen inlezen en zich mogen registreren voor participatie. Boers: ‘We willen blijven leren. Daarom moeten we ook buiten de eigen kringen durven kijken. Iedereen die geïnteresseerd is, kan zich aanmelden en binnen de wiki’s meepraten en inhoud leveren. We werken met publiek geld dus wij zijn van onze kant verplicht om alle kennis in principe openbaar te maken.’
Wiki’s kan je ook afsluiten met een wachtwoord voor gevoelige informatie. Dat moet een uitzondering zijn, aldus Boers, maar er zijn voorbeelden waar het wenselijk is. Het bedrijfsleven zit bijvoorbeeld niet te wachten op het verspreiden van informatie over een samenwerkingsverband als er geen successen zijn behaald. En als het gaat om mensenrechten mogen activisten niet bij naam worden genoemd, want dat kan hun veiligheid in gevaar brengen. ‘We werken nu aan een beleidsstuk waarbij duidelijk moet worden hoe onze medewerkers moeten communiceren op weblogs, wiki’s en andere openbare communicatiekanalen’, zegt Boers.
Teunissen van Oxfam Novib legt uit dat de inhoud van de KIC Portal van de zogenaamde online-deelnemers is en niet van Oxfam Novib zelf. ´Een deel van de inhoud is besloten, maar het grootste deel is publiekelijk toegankelijk. Een trend daarin is dat partners aangeven van besloten naar publiek te gaan. Dit heeft met makkelijke toegang te maken. Als je alleen iets wilt downloaden of lezen, is inloggen een extra barriere.´
Wie interactief wil zijn, moet zich registreren en ICCO, Cordaid en Oxfam Novib bepalen of iemand lid mag worden. Teunissen: ´Het systeem is ontwikkeld voor het Oxfam partnerbestand, en partners krijgen allemaal toegang. Er is voor enige mate van controle gekozen om de kwaliteit van de informatie hoog te houden en de hoeveelheid behapbaar te houden voor analyse en verwerking.´

Talen
De kwaliteit van de inhoud en kennisuitwisseling is met Web 2.0-middelen geen vanzelfsprekendheid, zegt Josine Stremmelaar, coördinator van het Knowledge Programme van Hivos. ‘Web 2.0 is vooral een netwerktool. Mensen delen informatie, wat niet per se kwalitatief goed hoeft te zijn. Dat wordt nog wel eens vergeten.’
Het delen van informatie zal volgens haar minder op de voorgrond moeten staan, maar eerder of informatie iets toevoegd aan armoedebestrijding. Stremmelaar: ‘Het moet niet zo zijn dat alle andere communicatiemiddelen ondergeschikt raken aan Web 2.0. Wil je je netwerk versterken of wil je inhoud delen, dat zijn twee verschillende dingen. Als ik gelinkt ben met mijn collega maar er vervolgens geen inhoudelijke interactie ontstaat, heeft het instrument geen meerwaarde voor mij om mijn kennis te vergroten.’
Bovendien: in welke taal communiceer je op wiki´s of rooms met partners die over de hele wereld zijn verspreid? Miriam Nagtegaal: ‘Voor de wiki die ik onderhoud communiceren we in Indonesisch. Het heeft het geen zin om in het Engels te schrijven.’ Het resultaat is dat uitwisseling van informatie beperkt blijft tot partners in Indonesië. Maarten Boers geeft toe dat taal een struikelblok is. ‘We willen werken met vier talen: Engels, Frans, Portugees en Spaans. De belangrijkste informatie moet in deze talen te lezen zijn. Dat neemt niet weg dat veel personen liever in een andere taal willen communiceren, zeker in inhoudelijke discussies.’
Boers hoopt dat participanten in ComPart de input niet alleen in de eigen voertaal publiceren maar deze ook vertalen in meerdere talen of in ieder geval de samenvatting beschikbaar stellen in verschillende talen. ‘Daar gaat veel tijd inzitten, daarom experimenteren we nu met links naar automatische vertaalsites zoals die van Google. Dat is niet ideaal, maar het is een goedkope en eenvoudige manier van vertalen.’
Oxfam Novib heeft geprobeerd om met vrijwillige vertalers te werken die de practices kunnen vertalen. Ook zijn er partners die uit zichzelf practices zijn gaan vertalen van Engels naar Frans, om ze beschikbaar te stellen aan hun eigen partners in de regio. Toch is de meeste content nog steeds in het Engels.

Privacy
Ondanks enkele invoeringsproblemen, zoals het taalprobleem, de schroom om op persoonlijke titel te communiceren, en het feit dat enkele zuidelijke partners nog steeds niet goed zijn aangesloten op de digitale snelweg, zal het gebruik van Web 2.0 op de werkvloer toenemen. Dat geldt, zoals in het vorige nummer van Vice Versa in het eerste deel van dit tweeluik duidelijk werd, voor de externe communicatie als voor het communiceren met partners.
Deze ontwikkeling zet Kor Voorzee, voorzitter van de Ondernemingsraad bij Cordaid aan het denken. ‘Het is niet het aanleren van nieuwe vaardigheden, maar de verandering van de inhoud van de functies waar ik eens goed naar wil kijken. Van medewerkers wordt verwacht dat die voor eigen rekening gaat publiceren op internet en daarmee krijg je nieuwe verantwoordelijkheden.’
Dat levert onduidelijkheden op. Hoe ga je om met privacy? Hoe staat het met de veiligheid op het internet? Wat gebeurt er als een medewerker iets publiceert dat het bestuur minder leuk vindt? Ook verwacht Voorzee dat de functiebeschrijving van verschillende posities gaat veranderen. Er zal een ander soort medewerkers de organisatie binnentreden, met aantoonbaar betere communicatievaardigheden. Voorzee: ‘Het mag niet zo zijn dat oude werknemers, de meer traditionele projectmedewerkers, niet de tijd wordt gegund om zich om te schakelen. Zij moeten mee kunnen komen en op dezelfde lijn werken als de nieuwe medewerkers.’
Een te snelle omschakeling is volgens Voorzee niet gewenst. ‘Bij een te snelle invoering vallen medewerkers terug op oude routines,’ zegt hij. Het succes van Web 2.0 in de ontwikkelingssector zal afhangen van het enthousiasme van de medewerkers zelf. De ene medewerker zal het eerder gaan toepassen dan de ander omdat die het leuk vindt en er tijd in wil investeren. De ander zal de meerwaarde ervan niet snel inzien en zal er geen extra tijd in willen investeren. Voorzee: ´Maar uiteindelijk zal Web 2.0 de nieuwe vorm van interne en externe communicatie zijn of enkele medewerkers het nu leuk vinden of niet.´
Als Maarten Boers naar de toekomst kijkt, ziet hij mogelijkheden om een speciale ComPart-versie te ontwikkelen voor het gebruik van internet op mobiele telefoons. ‘Voor het benaderen van doelgroepen in ontwikkelingslanden kan het een voordeel zijn. We richten ons nu op onze partners, maar we willen in de toekomst dat doelgroepen ook gaan participeren in ComPart. Dat zal een fantastische meerwaarde opleveren en de leer- en kennisfunctie van ontwikkelingswerk verder vergroten.’<<< 

Kader 1. Waar blijft een generiek ICT-systeem voor monitoring en evaluaties?
De ontwikkelingsorganisatie Connect International heeft een eigen softwaresysteem ontwikkeld voor monitoring en evaluaties oftewel M&E, dat kan worden gebruikt door zowel Nederlandse hulporganisaties als partnerorganisaties in ontwikkelingslanden. Het systeem slaat M&E-data op en produceert standaard rapporten voor verschillende soorten gebruikers. Tot nu toe hebben de meeste ontwikkelingsorganisaties een eigen manier van resultaatmeting. Dat is duur en onhandig voor het vergelijken en uitwisselen van de resultaten, aldus Tom de Veer. ‘Vooral voor kleine organisaties is het handig als er een standaard M&E systeem beschikbaar is’, zegt hij. ‘Nu kunnen zij het zich niet veroorloven zo’n systeem zelf vanaf de grond op te bouwen. Een generiek systeem voor de sector zou dus handig zijn. Niet dat ons systeem dat speciaal moet zijn, maar we hebben in ieder geval een goed functionerend, flexibel en gebruikersvriendelijk generiek systeem.’
Het ministerie van Buitenlandse Zaken was bereid een onderzoek te financieren naar wat er aan systemen is en welke mogelijkheden er zijn om een generiek systeem te creëren. Maar tot nu toe staat De Veer voor gesloten deuren bij de grote ontwikkelingsorganisaties, die zeggen dat het onmogelijk is om een standaard M&E-systeem voor de hele sector te ontwikkelen. ‘Maar dat zeggen ze zonder dat er ooit onderzoek naar gedaan is’, zegt De Veer. De voordelen - kostenvermindering, eenvoudiger datacollectie, de mogelijkheid voor partners om met dezelfde programmatuur werken, en het uitwisselen en vergelijken van de uitkomsten – wimpelen de grotere ontwikkelingsclubs te gemakkelijk weg, vindt De Veer. Connect International blijft doorgaan met het verbeteren van hun M&E-software (die gratis te downloaden is van haar webstie) en blijft lobbyen voor een haalbaarheidsonderzoek voor een standaard M&E ICT-systeem in de ontwikkelingssector.
http://www.connectinternational.nl/english/smartmodules/smart-org/info

Kader 2. De favoriete websites van UVA-hoogleraar Ton Dietz
‘Sinds de Broker [thebrokeronline.eu ] er is gebruik ik die intensief en dat biedt me heel veel van wat ik nodig heb, en ook met de hoogstnoodzakelijke verbreding van OS naar IS. Verder gebruik ik de online info van het Washingtonse Center for Global Development [cgdev.org ], van de OECD [oecd.com ], van de Wereldbank [worldbank.com ] en van het ministerie van Buitenlandse Zaken [minbuza.nl ]. Voor specifieke doelen is website van het International Peace Research Institute (PRIO) in Oslo heel goed [prio.no ]. En ik ontdek de laatste tijd dat Duitse websites op dit vakgebied interessant (en degelijk) aan het worden zijn. Bijvoorbeeld zef.de en als verbinding ontwikkeling-klimaat vooral ook boell.de , waar erg veel vernieuwend materiaal makkelijk toegankelijk en vaak net even wat verder doordenkend en minder gebaande paden betredend dan de Engelse en Amerikaanse sites. Maar veel meer nog gebruik ik dagelijks google en vooral google scholar waarbij ik specifiek zoek en bijna altijd snel vind wat ik zoek.’

Kader 3.De favoriete websites van ISS-Rector Louk de la Rive Box
‘Mijn favoriete webstek? Dat is vooralsnog scidev.net . Wat mij betreft nog onge-evenaard op het gebied van 'wetenschap voor ontwikkeling'. Het is een helder weergegeven website. Elke week is er wel een artikel dat ik van deze site pluk en doorzend naar collega’s. De website thebrokeronline.eu is voor mij de stek van de toekomst naast oneworld.nl en euforic.org . Net als bij de andere genoemde stekken heb ik er een band mee en ben dus niet volstrekt objectief. Je ziet de traditionele media-grenzen vervagen. Dat betekent een herorientatie op de vraag: hoe bevorder je een gedegen maatschappelijk debat over internationale verhoudingen op basis van bijdragen uit de wetenschap, de praktijk en 'het beleid'? En als toetje nog een aanrader. Ga eens naar worldconnectors.nl .

Kader 4. Voorbeelden van Web 2.0 en ontwikkelingssamenwerking
http://www.nabuur.com                
http://www.akvo.org                     
http://www.kiva.org                      
http://www.1procentclub.nl          
http://www.pifworld.com                 
http://www.myc4.com